MODUL PEMBELAJARAN OTK KEUANGAN KELAS XI

JUDUL

“ADMINISTRASI KEUANGAN”

PENDAHULUAN

A.      DESKRIPSI

Administrasi keuangan adalah aktivitas-aktivitas atau segala kegiatan yang berhubungan dengan keuangan mulai dari pengumpulan dokumen-dokumen keuangan, pencatatan keuangan  sampai dengan cara atau prosedur penyimpanan dokumen keuangan. Keuangan merupakan pondasi dasar bagi organisasi dalam menjalankan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Segala aktivitas diorganisasi perlu digerakkan mulai dari planning, organizing, actuating sampai dengan controling, dan salahsatu syarat untuk menggerakkan tersebut dibutuhkan dana/anggaran yang benar dan tepat sesuai dengan apa yang dibutuhkan dan di rencanakan sebelumnya. Oleh karena itu agar perencanaan keuangan dan pengelolaan dana dapat berjalan dengan benar dan tepat diperlukan suatu administrasi keuangan yang baik. Dalam modul ini akan dibahas mengenai pengertian administrasi keuangan, fungsi-fungsi administrasi keuangan, mencatat proses penerimaan dan pengeluaran uang, menelaah dan melakukan proses pembayaran tunai, mencatat bukti-bukti transaksi keuangan dengan tepat dan membuat laporan keuangan yang baik.

B.     TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari  modul Administrasi Keuangan, peserta didik diharapkan dapat :

1.      Memahami dan menjelaskan arti administrasi keuangan dengan baik dan tepat

2.      Melakukan pengelolaan administrasi keuangan di unit-unit tertentu

3.      Menjelaskan fungsi-fungsi administrasi keuangan dengan baik dan benar

4.      Mengklasifikasikan fungsi-fungsi administrasi keuangan diberbagai instansi/lembaga

5.      Menjelaskan proses penerimaan dan pengeluaran uang

6.      Melakukan pencatatan penerimaan dan pengeluaran uang

7.      Menelaah alur pembayaran uang tunai melalui kas

8.      Melakukan pembayaran melalui uang tunai

9.      Memahami cara mempersiapkan dokumen untuk pengajuan uang tunai

10.  Mempraktikkan cara membuat dokumen pengajuan uang tunai

11.  Menjelaskan prosedur pencatatan bukti-bukti transaksi penerimaan dan pengeluaran uang

12.  Mempraktekkan prosedur pencatatan bukti-bukti transaksi penerimaan dan pengeluaran uang.

13.  Memahami dan menjelaskan penyusunan laporan keuangan

14.  Menyusun dan membuat laporan keuangan sesuai standar yang berlaku.

C.    PETUNJUK BELAJAR

1.      Bacalah pendahuluan modul ini sehingga peserta didik benar-benar memahami isi, kegunaan, kompetensi / kemampuan yang akan dicapai, dan cara mempelajari materi ini !

2.      Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini.Tujuan tersebut memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan dan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui bahan ajar ini.

3.      Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah peserta didik cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam bahan ajar ini. Bila masih ragu maka bertanyalah pada fasilitator sampai Peserta didik paham.

4.      Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, kerjakan tugas dan jawablah pertanyaan tes kemudian cocokkan jawaban peserta didik dengan kunci jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai peserta didik tuntas menguasai hasil belajar yang diharapkan.

5.      Bila dalam proses memahami materi ini peserta didik mendapatkan kesulitan maka diskusikan dengan teman-teman peserta didik atau konsultasikan dengan fasilitator.

KEGIATAN BELAJAR 1

ADMINISTRASI KEUANGAN

TUJUAN PEMBELAJARAN :

Setelah mempelajari materi ini, diharapkan peserta didik memiliki kemampuan untuk :

1.        Menyimpulkan  pengertian Administrasi dari beberapa pendapat

2.        Mengemukakan arti administrasi keuangan secara keseluruhan

3.        Menerangkan fungsi-fungsi administrasi keuangan bagi organisasi

MATERI AJAR

A.      Pengertian Administrasi

Pembahasan mengenai administrasi sebenarnya telah dibahas lebih pada tingkat X Jurusan Administrasi Perkantoran pada mata diklat Pengantar Administrasi Perkantoran. Oleh sebab itu, pada level ini (XI) akan dibahas secara garis besarnya saja. Ada dua pengertian administrasi, Yaitu administrasi dalam arti sempit dan dalam arti luas.

1.      Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain.

2.      Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

B.     Pengertian Administrasi Keuangan

Secara umum dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Administrasi sebagai suatu proses dapat diperinci menjadi 8 unsur umum yang bersifat dinamis, yaitu : (1) Tata Keorganisasian, (2) Tata Pimpinan, (3) Tata Hubungan, (4) Tata Keterangan, (5) Tata Kepegawaian, (6) Tata Keuangan, (7) Tata Perbekalan, (8) Tata Humas.

Dari 8 unsur diatas, salah satu unsur administrasi yang bersifat dinamis adalah “Tata Keuangan” atau juga pada umumnya disebut sebagai “Administrasi Keuangan”. Hal ini menjadi logis bahwa semua aktivitas yang dilakukan di organisasi baik pemerintah atau swasta dalam rangka mencapai tujuan perlu adanya dukungan dana/biaya yang memadai. Oleh karena itu perlu adanya suatu pengelolaan (administrasi) dana yang baik sehingga dengan biaya yang terbatas dapat mencapai hasil yang maksimal

Secara ringkas, keuangan diartikan segala sesuatu yang berkaitan dengan keuangan. Dengan demikian administrasi keuangan berarti pengelolaan yang meliputi segala aktivitas yang berkaitan dengan keuangan dengan pencapaian tujuan sebuah organisasi. Administrasi keuangan juga dapat berarti rangkaian kegiatan penataan yang berupa penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggungjawaban atas pembiayaan dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.

Administrasi keuangan terbagi dalam 2 kegiatan :

1.         Pengelolaan Keuangan, pengertian ini adalah pengertian administrasi keuangan secara luas. Dalam pengertian ini terkandung proses pengaturan serta penetapan kebijakan yang berkaitan dengan pengadaan atau pemanfaatan keuangan sehingga tugas-tugas pokok organisasi dapat terwujud secara efektif dan efektif.

2.         Tata Usaha Keuangan. Hal ini adalah pengertian administrasi keuangan secara sempit bahwa administrasi keuangan berkaitan dengan proses-proses menerima, menyimpan, serta mengeluarkan dengan aktivitas penatabukuan. Aktivitas ini dilaksanakan berdasarkan ketentuan yang sedang berlaku.

C.    Komponen-komponen dalam Administrasi Keuangan

Sebagai bentuk pengelolaan, perlu ada beberapa komponen didalam administrasi keuangan. Komponen tersebut setidaknya terdiri dari :

a.         Perencanaan keuangan, yaitu merencanakan pemasukan serta pengeluaran keuangan maupun aktivitas-aktivitas lainnya untuk kurun waktu tertentu.

b.         Penganggaran keuangan. Pemasukan, pengeluaran maupun aktivitas yang telah direncanakan sebelumnya kemudian didetailkan dan dibuatkan anggarannya.

c.         Pengelolaan keuangan. Penggunaan dana sedemikian rupa agar dapat bermanfaat secara maksimal.

d.         Pencarian keuangan. Upaya mendapatkan pendanaan agar segala aktivitas organisasi dapat berjalan lancar.

e.         Penyimpanan keuangan. Upaya mengumpulkan dana organisasi kemudian menyimpannya dalam keadaan terkondisi aman.

f.          Pengendalian keuangan. Berkaitan dengan penilaian dan perbaikan sistem maupun kinerja keuangan di dalam organisasi.

g.         Pemeriksaan keuangan. Berkaitan dengan pemeriksaan atau audit internal terhadap pengunaan keuangan agar penyimpangan dapat dicegah.

D.      Fungsi Administrasi Keuangan

Berfungsinya komponen-komponen dalam administrasi keuangan diatas akan sangat membantu kinerja organisasi secara organisasi keseluruhan. Adapun manfaat dan fungsinya adalah sbb :

1.      Teraturnya penerimaan maupun pengeluaran organisasi.

2.      Pemanfaatan uang mampu dikendalikan dan dikoordinasikan dengan baik.

3.      Berkurangnya kekeliruan dalam pembuatan laporan keuangan

Menurut pendapat lainnya fungsi administrasi keuangan adalah sebagai berikut :

1.      Fungsi Investasi, meliputi bagaimana pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva yang akan digunakan untuk berusaha mencapai tujuan tersebut. Dana tersebut bisa berasal dari modal sendiri atau dari luar. Secara garis besar keputusan investasi ini dikelompokkan kedalam 2 jenis, yaitu :

a.      Investasi jangka pendek meliputi investasi dalam kas, persediaan, piutang, dan lain-lain.

b.      investasi jangka panjang berupa gedung, tanah, peralatan produksi, kendaraan dan lain-lain.

2.      Fungsi Mencari dana, meliputi fungsi pencarian modal yang dibutuhkan untuk membelanjai usaha-usaha yang dijalankan. Disamping itu, juga berfungsi untuk memilih sumber-sumber dana yang tepat terhadap berbagai jenis kebutuhan.

3.      Fungsi Pembelanjaan, meliputi kegiatan tentang penggunaan dana baik dana dari luar maupun dana milik sendiri yang dipergunakan untuk membelanjai seluruh kegiatan. Dalam hal ini pembelanjaan berhubungan dengan proses produksi maupun pendukung proses produksi.

4.      Fungsi Pembagian Laba, yaitu menentukan policy dalam mengadakan pembagian laba usaha. Fungsi pembagian laba ini sebenarnya dapat dimasukkan di dalam fungsi mencari dana. Maksudnya adalah bahwa diusahakan adanya dana yang berasal dari dalam perusahaan itu sendiri untuk mengembangkan usaha-usaha perusahaan tersebut.

Kegiatan administrasi keuangan yang terdapat dalam suatu perusahaan, fungsi administrasi  keuangan perusahaan khususnya mereka yang menjadi staff (administrator) adalah sebagai berikut :

1.      Pembayaran dan Penagihan

Tugas staff administrasi keuangan membayar tagihan untuk korporasi. Fungsi administrasi keuangan, misalnya melakukan prosedur perjanjian pembelian dengan faktur vendor dan menerima laporan untuk memastikan pembayaran yang dikirim untuk pembelian resmi oleh perusahaan hingga diterima. Administrator Keuangan mempunyai rekening penjual dan memastikan keakuratan faktur pada semua bahan yang diterima.

2.      Entri Jurnal.

Seorang administrator keuangan melakukan tugas akuntansi seperti membuat jurnal secara teratur. Jurnal entri dalam prinsip dasar akuntansi adalah catatan kronologis semua transaksi untuk sebuah perusahaan. Entri dibuat menjadi buku besar akuntansi, yang dibuat oleh akun. Administrator keuangan bekerja dengan departemen akuntansi untuk menyelesaikan jurnal ini.

3.      Akun Rekonsiliasi dan Penutupan.

Administrator Keuangan berpartisipasi dalam kegiatan penutupan organisasi. Penutupan adalah proses akuntansi yang dapat mencakup rekonsiliasi perbedaan persediaan, depresiasi aset tetap perusahaan dan posting informasi penagihan. Administrator juga berpartisipasi dalam kegiatan penggajian untuk korporasi. Menutup akun rekonsiliasi yang dilakukan setiap bulan atau tahun di kebanyakan organisasi.

4.      Penganggaran.

Sebuah perusahaan menganalisa informasi keuangan yang digunakan untuk membuat anggaran bulanan oleh staff administrasi keuangan. Fungsi administrasi keuangan juga, memantau anggaran dan melakukan analisis biaya dan peramalan keuangan. Karyawan di posisi administrator keuangan juga mempersiapkan laporan keuangan untuk manajemen yang mencakup laporan biaya dan laporan arus kas. Administrator keuangan memonitor investasi perusahaan.

5.      Pajak.

Tugas administrator keuangan dalam sebuah organisasi mempersiapkan pajak bagi organisasi, sesuai dengan ketentuan dan prosedurnya.

RANGKUMAN

1.        Administrasi adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

2.        Administrasi keuangan adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupa penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggungjawaban atas pembiayaan dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.

3.        Komponen-komponen dalam administrasi keuangan terdiri dari :

a.       Perencanaan keuangan.

b.      Penganggaran keuangan.

c.       Pengelolaan keuangan.

d.      Pencarian keuangan.

e.        Penyimpanan keuangan.

f.         Pengendalian keuangan.

g.       Pemeriksaan keuangan.

4.      Fungsi dan manfaat administrasi keuangan. Dengan ada pengelolaan administrasi keuangan baik, maka akan memberikan manfaat pada organisasi, antara lain manfaatnya sebagai berikut: (a) Teraturnya penerimaan maupun pengeluaran organisasi, (b) Pemanfaatan uang mampu dikendalikan dan dikoordinasikan dengan baik, (c) Berkurangnya kekeliruan dalam pembuatan laporan keuangan

5.      Fungsi Administrasi Keuangan adalah sebagai berikut :

a.       Fungsi Investasi

b.      Fungsi Mencari dana

c.       Fungsi Pembelanjaan

d.      Fungsi Pembagian Laba

Seorang staf yang menjalani profesi sebagai administrator bidang keuangan, mempunyai fungsi sebagai berikut :

a.       Pembayaran dan Penagihan

b.      Entri Jurnal

c.       Akun Rekonsiliasi dan Penutupan.

d.      Penganggaran.

e.       Pajak.

LATIHAN

Petunjuk : Kerjakan di buku pelajaran masing-masing (tulis tangan dg rapi) cantumkan nama dan kelas dengan jelas. Dikumpulkan di Classroom pada tanggal 5 Agustus 2020.

A.    Tugas Mandiri. (test formatif)

1    Jelaskan apa yang dimaksud dengan Administrasi ?

2    Jelaskan dengan singkat apa yang dimaksud dengan administrasi keuangan ?

3    Apa saja yang termasuk dalam komponen-komponen administrasi keuangan ? Jelaskan !

4   Jelaskan dengan singkat fungsi dan manfaat administrasi keuangan bagi organisasi baik pemerintah  atau swasta !

5  Bagaimana pendapatmu jika sebuah instansi tidak menjalankan pengadministrasian keuangan dengan baik !